bwcon: Meldungen

Suchen Sie noch oder archivieren Sie schon?

21.11.2008, 15:56 Uhr

Das Thema E-Mail-Archivierung hört sich verstaubt an? Ist es aber nicht! Denn es geht jeden Unternehmer etwas an. Entsprechend groß war das Interesse beim bwcon: Dialog zum Thema „Compliance und E-Mail-Archivierung“ am 19.11.2008 bei der GFT Technologies AG in Stuttgart.

Die schnelle und unkomplizierte Kommunikation per E-Mail ist aus dem Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Was aber passiert mit all den ein- und ausgehenden Mails? Wie bewahrt man sie ordnungsgemäß auf, um in kritischen Situationen den gesamten E-Mail-Verkehr schnell und einfach nachvollziehen zu können?

Was der Gesetzgeber dazu vorschreibt, darüber gab Dr. Gregor Zeifang von CMS Hasche Sigle einen Überblick. Die Schwierigkeit: Für die E-Mail-Archivierung gibt es kein spezielles Gesetz,; hier greifen gleich mehrere Paragrafen. Die wichtigsten kommen aus dem Handels- und Steuerrecht.

„Die handelsrechtliche Archivierungspflicht schreibt die geordnete Archivierung von Handelsbriefen vor“, erklärte Dr. Gregor Zeifang. Das betrifft Aufträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mängelrügen und so weiter. Sechs Jahre dauert die gesetzliche Aufsbewahrungsfrist. Was aber ist unter einer geordneten Archivierung zu verstehen? Dazu gehört vor allem, dass die Archivierung nachvollziehbar ist, vollständig und richtig, geordnet und sicher. Dazu gehört außerdem, dass man die archivierte E-Mail-Korrespondenz einem Dritten zeitnah zur Verfügung stellen kann. Wobei „zeitnah“ natürlich ein recht dehnbarer Begriff sei, so Dr. Zeifang.

Dem entspreche weitgehend die steuerrechtliche Archivierungspflicht, sie ziele aber zusätzlich darauf, dass die E-Mails maschinell auswertbar sein müssen. Dies schließe Ausdrucke und PDF-Dokumente aus. Daher sei eine strukturierte Aufbewahrung mit Sortier- und Filterfunktionen notwendig.

Wie so etwas praktisch aussehen kann, darauf ging Bernd Hoeck von der GFT inboxx GmbH ein. „In vielen Unternehmen verwalten die Mitarbeiter E-Mails weitgehend selbständig und löschen sie nach eigenem Ermessen. Die Suche nach Mails ist dann im Bedarfsfall sehr aufwendig. Und beim Ausscheiden eines Mitarbeiters lässt sich seine E-Mail-Kommunikation kaum nachvollziehen“, schilderte er die Situation in vielen Unternehmen.

Wie aber mit der steigenden Masse an E-Mails fertig werden und dabei noch die Flut an Compliance-Anforderungen berücksichtigen? Schließlich gilt es, nationale und – bei international agierenden Unternehmen – internationale Gesetze, branchen- und funktionsspezifische Richtlinien, Orientierungshilfen wie GOBS und GDPdU und vieles andere zu beachten.

Der pragmatische Rat von Bernd Hoeck an die IT-Verantwortlichen: „Warten Sie nicht auf die Fachbereiche, sondern definieren Sie die für die IT relevanten Kernanforderungen, legen Sie eine Archivstruktur fest und legen Sie los.“

Die drei wichtigsten Kernanforderungen seien die sichere Langzeitarchivierung, die Skalierbarkeit der Lösung sowie Suchfunktionen. „Nicht mehr, aber auch nicht weniger“, so Bernd Hoeck. Im Prinzip gebe es zwei Vorgehensweisen. Die erste: Alle E-Mails werden chronologisch und vollständig automatisiert in ein zentrales E-Mail-Journal archiviert. Die zweite: Die Mitarbeiter strukturieren ihre E-Mails, die nach einem festgelegten Zeitraum automatisch archiviert werden. Beide Vorgehensweisen seien rechtlich in Ordnung, hätten jedoch auch ihre Nachteile. Die Entscheidung für eine Struktur helfe aber auf jeden Fall, besser mit dem Tagesgeschäft fertig zu werden. Der Aufwand wird schließlich nicht geringer – das E-Mail-Aufkommen steigt im Durchschnitt pro Jahr um 30 Prozent. Das Thema gilt es anzupacken.

Text: Gitta Rohling, Auftrag Wort

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